Abrechnungsvorgänge

Stand: 15.10.2024

Inhalt

Ein Abrechnungsvorgang ist einem Einsatz zugeordnet und beinhaltet weitere für die Abrechnung notwendige Daten. Ein Abrechnungsvorgang hat einen Status und umfasst je nach Status erzeugte Dokumente.

Details

Aktenzeichen: Das Aktenzeichen wird vom Benutzer vergeben. Wird in erzeugten Dokumenten verwendet.
Datum: Das Datum des Einsatzes.
Status: Status des Abrechnungsvorgangs.
Begründung: Die Begründung warum die Abrechnung erfolgt / nicht erfolgt. Wird in erzeugten Dokumenten verwendet.
Sachbearbeiter: Der für den Abrechnungsvorgang zuständige Sachbearbeiter. Wenn noch kein Sachbearbeiter gesetzt ist, wird dieser automatisch auf den Sachbearbeiter gesetzt, der Daten in diesem Vorgang ändert.
Kostensatzung: Zeigt, welche Kostensatzung für die Berechnung der Kosten verwendet wird.
Empfänger: Der Empfänger der Anhörung bzw. des Kostenbescheids.
Pauschalkosten: Wenn ein fester Kostensatz berechnet werden soll, kann dieser hier gesetzt werden.
Kosten: Die berechneten Gesamtkosten. Mit Klick auf das Fragezeichen wird die Kostenzusammensetzung angezeigt.

Dokumente

Im Verlauf des Abrechnungsvorgangs werden mehrere Dokumente erzeugt bzw. können hochgeladen werden. Diese sind im Dokumentenbereich erreichbar.

Dokumentenart	Beschreibung
Anhörung	Die Anhörung, die an den potentiellen Kostenschuldner geschickt wird.
Anhörung - Antwort	Die Antwort des potentiellen Kostenschuldners auf die Anhörung.
Kostenbescheid	Der Kostenbescheid.
Kostenbescheid - Antwort	Ggf. eine Antwort des Kostenschuldners auf den Kostenbescheid.

Dokumente erzeugen

Anhörungen und Kostenbescheide werden anhand von Vorlagen generiert. Bei der Erzeugung der Dokumente wird eine Vorschau angezeigt und der Inhalt kann bearbeitet werden. Die Vorschau kann mit einem Klick auf Vorschau aktualisieren aktualisiert werden. Mit Klick auf die speichern-Schaltfläche wird das PDF mit dem Briefkopf der Verwaltung erzeugt.

Je nach Konfiguration der Templates können mehrere Vorlagen vorhanden sein. Diese können über Auswahlbuttons gewechselt werden. Die Auswahl der Textvorlage sollte als erstes gemacht werden, da beim Wechsel getätigte Eingaben verloren gehen.

Einsatz

Die Informationen des zugewiesenen Einsatzes werden angezeigt und können bearbeitet werden. Die Einsatzberichte sind direkt aus dem Abrechnungsvorgang heraus erreichbar. Weitere Informationen sind auf der Hilfeseite zu den Einsätze zu finden.

Untereinsätze

Wenn die Funktion für die Verwaltung aktiviert ist, kann ein Abrechnungsvorgang mehrere Untereinsätze umfassen, die bei der Berechnung der Kosten berücksichtigt werden. In diesem Fall ist über die Bearbeiten-Schaltfläche der Untereinsätze die Verwaltungsoberfläche für die Einsätze des Abrechnungsvorgangs erreichbar. Hierüber kann der Haupteinsatz, welcher den Einsatzort und das Datum vorgibt, bestimmt werden.

Einsätze, die von einem Abrechnungsvorgang entfernt werden, werden nicht gelöscht und können einem anderen Abrechnungsvorgang zugewiesen werden. Beim Hinzufügen von Einsätzen, die bereits einem Abrechnungsvorgang zugewiesen sind, wird der Vorgang ggf. gelöscht, sofern kein anderer Einsatz zugewiesen war.

Einsätze des Abrechnungsvorgangs verwalten

Aufwendungen

Die Aufwendungen entsprechen denen der Einsätze. Im Abrechnungsvorgang werden zusätzlich zur Kontrolle die Kosten angezeigt.

Nachrichten

Die Nachrichten entsprechen denen der Einsätze. Beim Erstellen einer Nachricht kann ggf. ausgewählt werden, für welchen Einsatz diese sein soll.

Status

Ein Abrechnungsvorgang hat einen Status. Je nach Status sind andere Statuswechsel möglich und werden im oberen Bereich des Abrechnungsvorgangs angezeigt. Nach manchen Statusänderungen wird automatisch die Erzeugung des notwendigen Dokuments gestartet.

Statusänderungen

Die Änderungen des Status werden mit Zeit und dem auslösenden Benutzer protokolliert.